A stratégiai közbeszerzések (CSR) útján Európában: az URBACT tanulságai és iránymutatásai

Az URBACT-városok megoldásokat találnak a stratégiai közbeszerzésben rejlő lehetőségek kiaknázására a vállalati társadalmi felelősségvállalás előmozdítása érdekében.

A közbeszerzés és a vállalati társadalmi felelősségvállalás (CSR) összekapcsolásának témája egyre fontosabbá válik a városok számára, amikor a kihívások egyre nagyobbak, az állami források pedig korlátozottak. Hogyan használhatják tehát a városvezetők aktívan a stratégiai beszerzéseket arra, hogy a vállalkozásokat társadalmi és környezeti felelősségvállalásuk érvényre juttatására ösztönözzék? Dr. Steffen Wetzstein, az URBACT CITIES4CSR hálózat vezető szakértője az URBACT városok legújabb tapasztalatait osztja meg...

A stratégiai közbeszerzés és a vállalati társadalmi felelősségvállalás összekapcsolása

A stratégiai közbeszerzés és a vállalati társadalmi felelősségvállalás (CSR) közötti kapcsolat összetettnek tűnhet. Egyrészt a városi önkormányzatokra nyomás nehezedik, hogy a közjó nevében fontos árukat, szolgáltatásokat és munkákat szerezzenek be, másrészt a CSR arról szól, hogy a vállalkozások a nyilvánosság és a marketingnyereség ellenében érdemi, " nem profitorientált" ügyekhez járulnak hozzá és támogatják azokat. De vajon a városvezetők aktívan és hatékonyan használhatják-e a beszerzési folyamatokat és gyakorlatokat arra, hogy a vállalkozások eleget tegyenek társadalmi és környezeti felelősségvállalásuknak? És vajon ez a közvetlen befolyás mégis jobbá teheti-e a világot?

A válasz ezekre a kérdésekre egy határozott IGEN! A közbeszerzés közvetlenül növelheti a vállalati társadalmi felelősségvállalás eredményeit, ha az önkormányzatok nemcsak azt mondják meg a helyi vállalkozásoknak, hogy mire van szükségük, hanem azt is, hogy hogyan szeretnék azt elkészíteni, szállítani, megépíteni és megvalósítani. Ez a kettős hozzáadott érték nem csak a milánói (Olaszország) URBACT vezető partner csapatunkat inspirálta, hanem valóban nagyszerű lehetőséget jelent mind a közösségeink támogatására, mind a bolygónk megmentésére. De az ötlet lassan terjed. Túl sok akadályt kell leküzdeni, kezdve a tudatlanságtól, a prioritási kérdésektől és a kompetenciák hiányától a jogi korlátozásokig, a hiányzó irányítási kapacitásokig és a kiforratlan ellenőrzési gyakorlatokig. Kiaknázatlan lehetőségek mindenütt!

De van remény a változásra, mert az európai városi beszerzési közösségek és a CSR-közösségek között elkezdtek kapcsolatok kiépülni. Az ezeket a hálózatokat képviselő neves szakértők - Matthew Baqueriza-Jackson, mint az URBACT Procure és Making Spend Matter hálózatok vezető szakértője, valamint Valentina Schippers-Opejko az EU Urban Agenda Partnership on Innovative and Responsible Public Procurement (Innovatív és felelős közbeszerzéssel foglalkozó uniós városfejlesztési partnerség) nevében - megosztották tapasztalataikat és tudásukat az URBACT városokkal. Mindketten részt vettek az URBACT CITIES4CSR hálózatunk 10 városi partnerével tartott találkozókon, amely az első URBACT hálózat, amely a városi CSR ökoszisztémák és gyakorlatok előmozdítására irányuló önkormányzati kapacitást építi.

Ez a cikk azt vizsgálja, hogy - két és fél évnyi elkötelezett URBACT projektmunka után - mi a helyi helyzet az önkormányzati közbeszerzések terén, mit sikerült eddig elérni, és milyen akadályokat kellett leküzdeni.

URBACT partnervárosaink tanulságai

1. Budaörs, Magyarország: a helyi gyakorlat fejlesztésének lehetőségei

Budaörsön két intézményi közbeszerzési keret alakítja a helyi döntéseket. Egyrészt a nemzeti közbeszerzési törvény, amely a 15 000 000 Ft (kb. 40 000 EUR) feletti árubeszerzésekre/szolgáltatások beszerzésére és az 50 000 000 Ft (kb. 132 000 EUR) feletti építési beruházásokra vonatkozik. Az e törvény szerinti döntések lassúak, erősen szabályozottak és jelentős adminisztratív terhekkel járnak. Ezzel szemben az önkormányzat saját gazdálkodási szabályai lépnek életbe a fent említett értékhatárok alatti beszerzések esetében. Ezek rugalmasabbak, átláthatóbbnak tekinthetők, kevesebb adminisztratív teherrel járnak, és gyorsabb operatív feldolgozást tesznek lehetővé. A jelenlegi önkormányzati gazdálkodási szabályzatot elegendőnek tartják.

Az URBACT kisléptékű akciója - faültetés, valamint a "zöld" lakossági tudatosság és oktatás - esetében a jelenlegi közbeszerzési keretet megfelelőnek ítélték. Azonban kevésbé megnyugtató tény, hogy az önkormányzat jelenleg nem veszi figyelembe, nem részesíti előnyben és nem biztosít támogatást a jó CSR-gyakorlatot tanúsító vállalatoknak. A probléma részben abból adódik, hogy nem létezik olyan hasznos adminisztratív rendszer, amely lehetővé tenné a vállalatok CSR-tevékenységének érdemi összehasonlítását és értékelését.

2. Nantes, Franciaország: a vállalati társadalmi felelősségvállalás és az SDG-k sikeres összekapcsolása

A hosszú távú, CSR-központú beszerzési döntések meghozatalakor Nantes város három stratégiára épít. Először is, kezdetben általános társadalmi és környezetvédelmi kritériumokat határoznak meg a vállalatok kiválasztására a pályázati felhívások során. Másodszor, a szociális és környezetvédelmi szempontokat tartalmazó felelős beszerzési tervet széles körben kommunikálják, hogy tájékoztassák a vállalatokat a teljesítendő elvárásokról. Harmadszor, ahogyan azt a francia és az európai jog is előírja, a szociális és környezetvédelmi kritériumokat hozzá kell igazítani a konkrétabb és relevánsabb beszerzési típusokhoz, mint például az építési és közmunkák, a szolgáltatások nyújtása stb..

A nantes-i Small Scale Action, egy digitális megfigyelőközpont, amely a vállalkozások teljesítményét figyeli a fenntartható fejlődési célok megvalósítása terén elért eredmények tekintetében, jelenleg a legjobb gyakorlatot alkalmazó beszerzési eljárások felhasználásával kerül összeállításra. Annak ellenére, hogy a szükséges értékhatárt nem érte el, úgy döntöttek, hogy pályázati felhívásként folytatják le, pontosan azért, hogy lehetővé tegyék a bevált gyakorlatok népszerűsítését. A széleskörű digitális pályáztatást egy objektív elemzési rács felépítése követte, amely a társadalmi és környezeti kritériumok mellett kompetencia szempontokat, minőségi dimenziókat, költségeket és határidőket is tartalmazott. Végül a potenciális szolgáltatók ajánlatainak értékelését a nyitottság és átláthatóság jegyében az URBACT helyi csoport (ULG) kiválasztott tagjaira bízták.

3. Guimarães, Portugália: éberség és rugalmasság tanulása

A guimarãesi ULG célja egy olyan digitális platform létrehozása és működtetése, amely összekapcsolja a jól működő gazdaságfejlesztési és szociális fejlesztési hálózatokat. A majdnem önállóan működő, önkormányzati irányítású platform olyan modern, hatékony és rugalmasan reagáló digitális mechanizmussá válna, amely összekapcsolja a társadalmi és közösségi igényeket képviselő szervezeteket a válaszul létfontosságú erőforrásokat felajánló vállalkozásokkal. A projekt összességében elég jól haladt, mivel a kezdeti 18 000 EUR-s önkormányzati pénzügyi kötelezettségvállalást vonzott, és elérte a jelenlegi előrehaladott tesztelés és visszajelzés fázisát.

Ennek ellenére három leckét meg kellett tanulni az út során. Először is, nyitva kell tartani a lehetőségeket a beszállítóval kapcsolatban. A projektcsapat már korán észrevett visszajelzési problémákat és határidők meghiúsulását az általuk preferált beszállítóval, és végül kénytelenek voltak egy másik szervezettel dolgozni. Másodszor, a csapat saját szavaival élve "minden projektnek kell egy politikai bajnoka, és meg kell próbálni a politikai változások előtt járni". Miután váratlanul elvesztették a projekt bajnokát, a gazdaságfejlesztési tanácsost, a tisztviselőknek végül közvetlenül a polgármestert kellett meggyőzniük, de a folyamat során négy hetet vesztettek. Harmadszor, a projektmenedzsmentnek meg kell próbálnia az élen járni azáltal, hogy előre látja és gyorsan és megfelelően reagál a közbeszerzési eljárások bonyolult sajátosságaiból adódó, szinte elkerülhetetlen késedelmekre. Szerencsére egy elkötelezett adminisztratív részleg sikeresen segített eligazodni ezeken a trükkös akadályokon. 

4. Vratsa, Bulgária: a kockázatot komolyabban kell venni

Vratsa önkormányzata kijelentette, hogy a közbeszerzési ciklus irányításának belső szabályait a közbeszerzési törvény írja elő. Míg ezt a folyamatot egyértelműnek és zökkenőmentesnek ítélték, a helyi projektcsoport problémássá tette a projektköltségek kiszámítása és a megvalósítási idő közötti hosszú időeltolódásból eredő inflációs kockázatokat. Az infláció - amely világszerte bizonyára a jövő egyik bosszantó és sürgető kérdése - költségvetési hiányosságokhoz vezet, és következésképpen a pénzügyi források elégtelensége miatt a résztvevők és a fel nem használt pénzeszközök elvesztéséhez.

Gondolatok, ajánlások és potenciális intézkedések

A CITIES4CSR esettanulmányok legalább három kulcsfontosságú tanulságra hívják fel a figyelmet a hatékony önkormányzati CSR-központú beszerzésekkel kapcsolatban.

1. A merev és bürokratikus nemzeti közbeszerzési keretek akadályozhatják a CSR-központú célmeghatározást és végrehajtást. A rugalmasabb nemzeti jogszabályokért folytatott hatékony lobbizás segítheti az innovációt.
2. A helyi szintű projektirányítási kapacitásoknak meg kell felelniük az elképzeléseknek és a törekvéseknek, beleértve a megfelelő jogi kompetenciákat és a szilárd adminisztratív készségeket. A figyelemfelkeltés, a célzott képzés és a bevált gyakorlatok terjesztése javíthat ezen a helyzeten.
3. A politika egyszerre teszi lehetővé és korlátozza a helyi gazdasági, társadalmi és környezeti szempontok beszerzésekbe való beágyazásának innovatív megközelítéseit. Így a politikai vezetésben bekövetkező változások jelenthetik a legnagyobb kockázatot. E kockázatok stratégiai előrejelzése és ügyes navigálása alapvető fontosságúnak bizonyulhat.

A CSR-közvetített közbeszerzés helyi fejlődésével kapcsolatos eltérő eredményeink megerősítik Matthew Baqueriza-Jackson egyik fő üzenetét: a partnereknek időt kell szánniuk arra, hogy a közbeszerzést a CSR-eredmények megvalósítására használják, mert a helyzet megváltoztatásához stratégiai előrelátásra és fokozatos megvalósításra van szükség. Partnereink tanulságai alátámasztják egy másik üzenetét is: a közbeszerzési tevékenységek bármilyen fejlődéséhez az érdekeltek széles körének bevonására van szükség, beleértve a politikusokat, a stratégákat, a szakembereket, a technikai személyzetet, a közbeszerzési tisztviselőket és a szerződéskezelőket. Valójában szükségünk lehet egy jól működő CSR közbeszerzési kapacitásrendszerre az önkormányzati szervezeti egységeken keresztül.

A stratégiai önkormányzati beszerzés és a CSR-kapacitásépítés egyértelműen összetartozik. A beszerzés potenciálisan hatékony eszköz a CSR által közvetített intézkedések, gyakorlatok és eredmények közvetlen befolyásolására. Az önkormányzatok valóban a vezető szerepében vannak. A legfontosabb akadályokkal való bátor és kreatív szembenézés két, egymással összefüggő eredménnyel kecsegtet. Guimarães (Portugális) bemutatja, hogyan törekedhetünk arra, hogy az üzleti/gazdasági és a társadalmi/közösségi szereplők között a helyi érdekcsoportok számára előnyös helyzetet teremtsünk a szükségletekre való gyors, hozzáértő és hatékony reagálás érdekében. Nevezzük ezt "kis win-win"-nek. Ha azonban Nantes-ra (Franciaország) tekintünk, még magasabbra is törekedhetünk. A "nagy győzelemre" is törekedhetünk, ha a közös városi gyakorlatunkat összehangoljuk a globális fenntartható fejlődési célok elérésével.

Jelen írás rámutatott, hogy az önkormányzati CSR-kapacitásépítés és a stratégiai közbeszerzés együttes mérlegelése és megvalósítása mennyire értékes. A kölcsönös elkötelezettséget, az együtt tanulást és a közös kapacitásépítést tehát fokozni kell a járvány utáni kihívásokkal teli években. A jobb kétirányú kommunikáció megfelelő kiindulópontként szolgálhat, illetve megszívlelendő egy koncepcionálisan megalapozottabb vita is a témában. A közös kezdeményezések hatásos közös üzeneteket közvetíthetnek az érdekeltek és a szélesebb nyilvánosság felé - talán már a 2022. június 30-ra és július 1-jére tervezett brüsszeli CITIES4CSR tájékoztató rendezvényünkön! A végső célt a hosszú távú és stratégiai projektformáknak kell jelenteniük mind helyi, mind transznacionális szinten. Szabadítsuk fel együtt a stratégiai közbeszerzésben rejlő potenciált a hőn áhított társadalmi és környezeti fejlődés érdekében, most! 

További információ az URBACT támogatásáról az áruk és szolgáltatások beszerzésének hatékonyabb módjait kereső városok számára - cikkekkel, gyakorlati tanácsokkal és a stratégiai beszerzésről szóló ingyenes online tanfolyammal: URBACT stratégiai közbeszerzési tudásközpont. 

Írta: Steffen Wetzstein

Eredeti cikk angol nyelven: https://urbact.eu/towards-strategic-municipal-csr-procurement-europe-lessons-and-inspiration-urbact