Online találkozók moderálása – mire készüljünk…

Épp csak kezdünk belejönni abba, hogy találkozóinkat, értekezleteinket hatékonyabbá, sikeresebbé és nem utolsó sorban örömtelibbé tegyük, máris új kihívást kaptunk: mindezt valós jelenlét nélkül, a képernyőnkön integető résztvevőkkel kell megoldanunk. Vajon mennyiben működnek azok a módszereink, szokásaink, amelyeket eddig alkalmaztunk egy-egy műhelymunkán? Újra kell tanulnunk az egészet, vagy elég néhány apróbb módosítás?

A legtöbben a tanulási folyamat elején járunk, ha online találkozók moderálásáról van szó (és ezzel e sorok írója sincs másként). Az egyik héten még a megfelelő alkalmazásokkal ismerkedünk, aztán egyszerre előadást tartunk, vagy értekezletet, találkozót kell levezetnünk. Egyesek szerint a járvány új munkakultúrát teremt, amiből hosszabb távon is nyerhetünk. Némi szakirodalmi segítséggel tárjuk fel ezt a mindannyiunk számára új területet!

Kezdjük egy listával arról, hogy a valós találkozáshoz képest miről kell lemondanunk, illetve mit nyerhetünk a másik oldalon.

Ami hiányozni fog:

• a szemkontaktus, a metakommunikáció ezer formája (testbeszéd, arckifejezés, egyéb, a moderátor számára árulkodó jelek);
• félnapos, egész napos találkozók – az online térben jóval rövidebb ideig tartható fenn az aktív részvétel;

Amit nyerünk:

• megspóroljuk az utazási időt,
• otthoni kényelemben és biztonságban vehetünk részt találkozókon,
• különösebb technikai előkészületek (projektor, hangszóró stb.) nélkül meg tudunk osztani a résztvevőkkel dokumentumokat, weboldalakat,
• kapunk egy chat-ablakot, amely folyamatosan rendelkezésre áll írásos hozzászólásokra,
• könnyedén rögzíteni tudjuk a találkozó hangját, képét (ha mindenki hozzájárul).

Az online találkozón a moderátornak tehát nagyjából ebből kell a legjobbat kihoznia nélkülözhetetlen moderátori teendői ellátásában, vagyis 1) a napirend következetes végigvitelében, 2) a résztvevők megszólításában, gondolataik, javaslataik begyűjtésében, a köztük létrejövő párbeszédek konstruktívvá tételében, és 3) nem utolsós sorban az eredmények, elhangzottak dokumentálásában, láthatóvá tételében. Nézzük végig ezt a három feladatcsoportot!

Hozzuk ki a legtöbbet az előkészítésből!

Mivel az online értekezleteken való részvétel, az azokra való odafigyelés kimerítőbb, ezért kevesebb időt tölthetünk a résztvevőkkel. Érdemes tehát az előkészületeken spórolni!

Minden találkozó, értekezlet bizonyos napirendre van felfűzve, vagyis meg kell határoznunk, hogy milyen témákkal akarunk foglalkozni, milyen kérdéseket kell megválaszolnunk, milyen ügyekben kell tájékoztatást adnunk, párbeszédet folytatnunk, javaslatokat gyűjtenünk, döntenünk. Küldjük el a résztvevőknek ezeket az információkat időben és aránylag részletesen! Ha jól informáltan, a napirendi témákra felkészülve vannak jelen, értékes időt nyerhetünk.

Gyakran jó ötlet javaslatokat, hozzászólásokat is gyűjteni még a találkozó megkezdése előtt. Nagyobb létszám vagy több téma esetén készíthetünk erre a célra egy google form-ot (kérdőívet). Alig több idő, mint email-be gépelni a kérdéseinket, viszont a válaszokat rögtön feldolgozva kapjuk meg.

A résztvevők aktivizálása, bevonása

A moderátor számára itt kezdődnek az igazi kihívások, hiszen a szokásos rutin – szemkontaktus, a résztvevők jelzéseinek észlelése, a szó megadása, gyors visszajelzés, összefoglalás, nyilvános jegyzetelés a flipcharton – hirtelen nagyon bizonytalanná válik.

Látni vagy nem látni? Az elő videókép kétségkívül visszaad valamit a valós jelenlét élményéből, ezért legalább a találkozó elején érdemes arra kérnünk a résztvevőket, hogy egy gyors integetésre kapcsolják be a kamerát. Persze van, aki fesztelenebbül érzi magát, ha csak egy fotót mutat magáról (és a szobában sem kell rendet raknia), illetve a rossz adatkapcsolat is arra késztethet minket, hogy mellőzük a kamerát. Döntsük el, hogy mi a jobb megoldás, és tegyünk javaslatot erre vonatkozóan a találkozó elején!

Hallani vagy nem hallani? A bekapcsolt mikrofonok időnként jelentős háttérzajt okozhatnak, különösen, ha valaki kisgyerekkel, a háttérben zajló családi élettel tud csak jelen lenni. Ha egyvalaki beszél hosszabban, érdemes ezért lekapcsolni a többiek mikrofonját – akár központilag, akár egyénileg.

Bemutatkozás. Ami nagyon tud hiányozni az online térben, az egy jó kézfogás, bemutatkozás, amennyiben egyes résztvevők még nem találkoztak korábban. A moderátor fordítson extra figyelmet az ilyen helyzetekre, néhány szóval bemutatva egymásnak az ismeretleneket, vagy teret adva a bemutatkozásra!

Jelentkezés, hozzászólás. A moderátor legnagyobb nehézsége, hogy nem látja, ha valamelyik résztvevő szeretne hozzászólni. Kis létszám és bekapcsolva tartott kamerák és mikrofonok mellett persze valamennyire működnek a megszokott jelek, közbeszólások, de ez hamar kaotikussá tud válni (különösen, ha némi késéssel megy át a hang). Érdemes tehát megállapodni egy rendszerben. A chat ablak, ami az online tér egyik hozzáadott értéke, lehetőséget ad arra, hogy a résztvevők szót kérjenek. Nagy létszám esetén azonban hamar elúszik a szöveg és nehéz visszanézni, így a moderátornak esetleg papíron is szükséges jegyzetelnie, ami persze a figyelmének egy részét elviszi.

Szavazás. Amennyiben az online találkozóra használt alkalmazás lehetővé teszi (a Zoomban talán csak a fizetős változat tud ilyet), használhatunk előre – vagy esetleg menet közben is – elkészített mini kérdőíveket arra, hogy a résztvevők szavazzanak vagy válasszanak bizonyos lehetőségek között. Ez nagyobb létszám esetén hasznos lehet.

Egyszerre beszélni és chatelni? A témát feldolgozó cikkek, ajánlók hangsúlyozzák a chat eszköz fontosságát. Kétségtelen, hogy ez a lehetőség például demokratikusabbá teszi a megbeszélést abban az értelemben, hogy aki nehezebben vág közbe, kér szót, írásban az is hozzá tud szólni. A nagy kérdés azonban az, hogy ezek miként kerülnek be a közösbe, a beszélgetésbe. Ezzel át is térhetünk a harmadik feladatkörre, ami a

Jegyzetelés

A virtuális találkozókat segítő alkalmazások lehetővé teszik a moderátor (vagy akár a résztvevők) képernyő-megosztását. Ebből az következik, hogy a moderátor megnyithat egy szövegszerkesztőt és mindenki számára láthatóan jegyzetelheti az elhangzottakat, amennyiben például ötletbörze jellegű tevékenyég zajlik, vagy közös szövegen dolgoznak a résztvevők. Az alkalmazások saját jegyzetelő felületet is kínálhatnak (a Zoom-ban ilyen a „Whiteboard”), amire az írás mellett rajzolni is lehet, illetve jelzések (pipa, szívecske stb.) is elhelyezhető. A szóban, illetve chaten kapott információk jegyzeteléséhez tehát rendelkezésünkre áll a megosztott képernyő (Word, Google Doc stb.), vagy a beépített felület.

Ahogy az off-line találkozóknál, most is hasznos lehet megosztani a feladatokat, vagyis felkérni egy jegyzetelőt, aki ezt a terhet leveszi a moderátor válláról. A jegyzet persze készülhet a háttérben is, amennyiben nem fontos, hogy a résztvevők azt folyamatosan lássák.

Összefoglalva…

…és belevéve egy-két olyan elemet is, amit a szövegben nem részleteztünk.

Tippek és javaslatok online találkozókhoz:

• Megfelelő időben küldjünk a résztvevőknek meghívót, lehetőleg naptárbejegyzést is, és esetleg röviddel a találkozó előtt egy emlékeztetőt, hogy ne késsen senki!
• Hozzuk ki a maximumot az előkészítésből! Ne csak a napirendet ismertessük, de a főbb kérdéseket is, esetleg előre gyűjtsünk válaszokat, hozzászólásokat is! Mindenképp határozzuk meg, hogy a résztvevők mivel készüljenek, így sokkal hatékonyabbak leszünk!
• Legyünk minél profibbak a technikában! Szánjunk rá időt, hogy megismerjük a használni kívánt alkalmazást (a Zoom például rövid videókban is bemutatja az egyes funkciók használatát), és próbáljuk is ki a technikát, ha nem vagyunk biztosak benne. Ne bénázással menjen az idő…
• A hangulat oldására lehetőleg kezdjük a találkozót videós bejelentkezéssel, ahol láthatjuk egymást, integethetünk egymásnak. Itt akár valami személyeset is kérhetünk: mindenki mutassa fel a kedvenc bögréjét, hívja oda a gyerekét (ha van), vagy akár – ha igazán jókedvet akarunk teremteni – vegyen fel vicces pólót, ad absurdum jelmezt. Használjuk ki az otthon komfortját!
• Ne felejtsünk el bemutatkozási alkalmat biztosítani azoknak, akik még nem találkoztak, hiszen nem tudnak érkezéskor körbejárni és kezetfogni.
• Tervezzünk és tartsunk feszes napirendet (csakúgy, mint bármilyen találkozón eddig is)! Természetesen az élet közbeszólhat, így ne féljünk változtatni, ha szükségét érezzük!
• Tisztázzuk, hogy mikor és hogyan lehet jelentkezni, hozzászólni! Ehhez használhatjuk a chat eszközt is. Próbáljunk interaktivitást biztosítani, mindenkinek lehetővé téve a hozzászólást.
• Figyeljünk a zavaró háttérzajokra! Beszéljük meg, hogy a mikrofonok alaphelyzetben le legyenek-e kapcsolva (egyénileg vagy központilag)!
• Döntsük el, hogyan történik a jegyzetelés! Van-e jegyzetelő a moderátor mellett? Megosztott képernyőn (vagy az alkalmazás felületén) láthatóan történik a jegyzetelés, vagy a háttérben, és csak az összefoglalóknál tesszük láthatóvá?
• Egyes alkalmazások lehetővé teszik, hogy a résztvevőket előre meghatározott ideig kisebb csoportokra bontsuk (a Zoomban: ’breakout rooms’) – ezzel a kiscsoportos munkát is lehetővé tudjuk tenni.
• Ahogy eddig is, a találkozó végén foglaljuk össze az eredményeket, értékeljük a találkozót!
• 24 órán belül küldjünk visszajelzést az elhangzottakról és a további teendőkről, következő lépésekről!

Gyakran hallottuk, hogy a virtuális értekezlet jövő, de most váratlanul ez lett a jelen. Hisszük, hogy valós találkozásokra, összejövetelekre, közös cselekvésekre mindig is szükség lesz, de az is biztos, hogy a technika fejlődése a kommunikációt már most fenekestül felforgatta, és sok területen nagyon hatékonnyá tette. Ahogy jeleztük az elején, mi is csak próbálunk lépést tartani ezzel a nagy és hirtelen változással. Az URBACT Titkárság ezt a segédanyagot ajánlott a nemzeti URBACT pontoknak, amelyet e bejegyzéshez fel is használtunk. Szívesen meghallgatjuk és megosztjuk az Önök tapasztalatait, észrevételeit is, akár email-ben, akár a cikkhez tartozó Facebook-posztban.

Írta: Sain Mátyás