A közbeszerzési ciklus 6 szakasza

A közbeszerzés az önkormányzatok és más intézmények által használt áruk és szolgáltatások megvásárlására szolgáló folyamat, amelyben eredetileg a legfőbb paraméter az ár. Ennek értelmében alapvetően a legolcsóbb termék vagy szolgáltatás nyeri el a szerződést, ami nem feltétlenül jelenti a legjobb minőséget vagy a leghatékonyabb megoldást.

Az elmúlt két év folyamán a Procure Network arra törekedett, hogy előrelépést érjen el 11 európai város közbeszerzési módszertanában.

Arra törekedtünk, hogy megváltoztassuk az önkormányzatok és az intézmények közbeszerzést illető megközelítését úgy, hogy az áron kívül más tényezők is hangsúlyt kaphassanak. Különösen érdekelt minket, hogy a minőséggel kapcsolatos tényezők milyen szerepet játszhatnak a közbeszerzési folyamatokban, és hangsúlyosan az, hogy a közbeszerzés hogyan használható fel a helyi gazdasági, társadalmi és környezeti kihívások kezelésére.

Annak érdekében, hogy ezek a szélesebb kontextusú tényezők beilleszthetők legyenek a közbeszerzésbe, azt javasoljuk, hogy a közbeszerzést ciklikus folyamatként kezeljük. Ez azt jelenti, hogy a közbeszerzés nem csupán egy bizonyos kiadásokhoz kapcsolódó döntés, hanem ennél sokkal több: köze van az átfogó stratégiánkhoz, az áruk és szolgáltatások tervezéséhez és fejlesztéséhez, valamint a szélesebb körű hatások nyomon követéséhez.

A gondolkodásunkban a közbeszerzési ciklust hat szakaszra osztottuk fel. Az önkormányzatoknak ezek mindegyike kapcsán el kell gondolkodnia, beazonosítva és megértve az ezekkel kapcsolatos tényezők összefüggéseit.

1. szakasz – megérteni, hogy hová kerülnek jelenleg a kiadások

Az első az, hogy meg kell értenünk, hogy a közbeszerzési folyamatok miként zajlanak és a pénz kihez kerül. A kiindulási helyzetben konkrétan fel kell térképeznünk, hogy a kiadások földrajzilag, ágazati értelemben és szervezettípus szerint (pl. KKV) hová kerülnek. E megértés hiányában nem tudjuk, hol érdemes a folyamatba belenyúlni, miben kell javítani az eljárást ahhoz, hogy kedvező térségi hatásai legyenek.

2. szakasz – a közbeszerzés optimális kimeneteinek beazonosítása

Második lépésben meg kell határoznunk, hogy milyen problématerületekre akarunk hatni a közbeszerzéssel. Össze kell állítanunk egy konkrét, részletekbe menő eredménykeretet olyan tételekkel, mint például: „a munkanélküliség kezelése”; „készségek fejlesztése”; vagy akár „az önkéntes és a közösségi szektor támogatása”. Ezután politikai és stratégiai támogatásra van szükség ahhoz, hogy ezeket az elvárásokat beépíthessük a közbeszerzési stratégiánkba és a kapcsolódó pályázati gyakorlatokba.

3. szakasz – az eredmények összekapcsolása az áruk és szolgáltatások tervezésével

Harmadik lépésben az árucikkek és szolgáltatások megtervezése során el kell gondolkodnunk azon, hogy milyen szélesebb körű hatásokat tudunk elérni ezekkel. Ezt jóval a kiírások megfogalmazása előtt meg kell tennünk. Példaként: egy új építési projekt kidolgozásakor elgondolkodunk azon, hogy ezen keresztül tudunk-e új munkalehetőségeket teremteni, vagy szakmai, képzettségi előrelépést biztosítani valakiknek. Azt is meg kell határoznunk, hogy a közbeszerzési döntésben hány százalékot jelenthetnek ezek a szempontok (például 10%-ot).

4. szakasz – fogalmazzunk meg kérdéseket az elérendő eredményekkel kapcsolatban

A negyedik szakaszban az elérni kívánt tágabb kontextusú eredményekkel kapcsolatban konkrét kérdéseket kell feltennünk a pályázóknak, és ezeket be kell építenünk a pályázati dokumentumokba. A potenciális pályázóktól tehát meg kell kérdeznünk például, hogy "hány új munkahelyet fog létrehozni", vagy "milyen típusú támogatást nyújt az önkéntes és közösségi szektor számára", vagy mondjuk "rendelkezik-e környezetgazdálkodási stratégiával". Ez ösztönzi a beszállítókat, hogy mutassák be, hogyan járulnak hozzá az ilyen eredmények eléréséhez.

5. szakasz – az eredmények értékelése a pályázatokban

Ötödik lépésként a beérkezett pályázatokban kapott válaszokat értékelnünk kell. Ennek három módja van: 1) mennyiségi, tehát például megnézzük a beszállító által ígért létrehozandó munkahelyek számát; 2) minőségi, például a szállító által az önkéntes és a közösségi szektor számára biztosított támogatási típusokat értékeljük; vagy „van”/„nincs” típusú – van környezeti menedzsment stratégiája vagy sem. Ezekkel tudjuk kiegészíteni az árra és a minőségre vonatkozó megszokott értékelési kritériumokat.

6. szakasz – figyelemmel kísérni a megvalósulás során az eredményeket

A hatodik lépés az, hogy a szállítók által ígért feltételeket vagy eredményeket be kell építeni a szerződésekbe. Az elérendő hatások teljesülésének vizsgálatához ki kell találnunk azt is, hogy az eredmények teljesülését hogyan tudjuk mérni – a szerződések hatályba helyezését követően. A hatások monitorozásának két fő módja van. Az egyik az, hogy a kiadások elemzésével, valamint egyes eredmények kapcsán a szállítók körében végzett kérdőívezéssel megvizsgáljuk, hogy a helyi gazdaságban a költések volumene miként változott. A második az, hogy havi, féléves vagy éves rendszerességgel a kívánt, szerződésben is rögzített eredmények teljesülését ellenőrizzük.

Európa-szerte a közbeszerzésre egyre gyorsuló mértékben a térségi célok elérésének egyik eszközeként tekintenek. Ahhoz azonban, hogy a közbeszerzés valóban így működjön, az önkormányzatoknak a fenti szakaszok szerint újra kell gondolniuk közbeszerzési gyakorlatukat.

Írta: Matthew Jackson

A fordítás alapjául szolgáló cikk: http://www.blog.urbact.eu/2018/01/procurement-is-a-cycle/