A közbeszerzés körkörös folyamat – a monitoring pedig egy fontos küllő a kerékben

A Procure (Közbeszerzés) hálózat hatodik transznacionális találkozója Koszalinban (Lengyelország) volt 2017. szeptember 12-13-án, kedden és szerdán. Azt vitatták meg, hogy a városok hogyan vizsgálják a közbeszerzési kiadásaik gazdasági, társadalmi és környezeti hatását.

A monitor tevékenység módszereinek megvitatása előtt felidéztük a megelőző transznacionális összejövetelek témáit: az EU és nemzeti közbeszerzési jogszabályok, a kiadások elemzése és közbeszerzési stratégia kidolgozása, innováció a közbeszerzésben (társadalmi és környezeti kritériumok), kis és közepes vállalkozások (kkv-k) megbízása. Megállapítottuk, hogy egyik témát sem lehet a közbeszerzési eljárás önálló, elszigetelt részének tekinteni. Mindegyik összefügg a többivel.

Ha belátjuk azt, hogy a közbeszerzés milyen jó lehetőség az európai gazdasági, társadalmi és környezeti kihívások kezelésénél, akkor azt is felismerjük, hogy a közbeszerzés nem egyedi döntési folyamat, hanem ciklikus tevékenység. Szerintem a korszerű közbeszerzés hat egymással összefüggő tevékenységből vagy követelményből tevődik össze.

Az első az, hogy a városoknak ismerniük kell, hogy zajlik le a közbeszerzési eljárás és hova kerül a közbeszerzési kiadás. Előre rögzíteni kell, hogy a kiadott pénz földrajzilag, ágazatilag és szervezetileg (például kkv) hova kerül. E nélkül a helyi hatóság nem fogja tudni, hogy merre mozdulhat el, hogyan módosíthatja a folyamatot és a gyakorlatot, hogy megfelelő legyen a hatása.

A második az, hogy a városoknak ismerniük kell, milyen ügyeket akarnak szolgálni a közbeszerzéssel. Valójában egy Eredménystruktúrára van szükségük, amelyik olyan eredőket is tartalmaz, mint a munkanélküliség csökkentése, szakképzés, az önkéntes és közösségi szektor támogatása. Politikai és stratégiai támogatás szükséges ahhoz, hogy ezek az értékek, mint eredők beépüljenek a közbeszerzési stratégiába és a kapcsolódó pályázatokba.

A harmadik az, hogy a városok gondolják el, hogy a termékek vagy szolgáltatások megtervezésével, megrendelésével milyen közvetett, nagyobb szabású és távlati cél felé törekednek. Így például, ha egy új építési projektről van szó, a tervezésnél gondoljanak arra is, hogy a projekt milyen munkahelyteremtéssel, szakképzéssel jár együtt. El kell dönteni azt is, hogy az ilyen feltételek aközbeszerzési döntésben milyen súllyal szerepelnek (pl.10 %).

A negyedik az, hogy a városoknak a tender dokumentációban kérdéseket kell feltenniük a közvetett eredményekről, hatásokról is. Azaz, a potenciális pályázóknak felelniük kell arra, hogy „hány új munkahelyet teremtenek” vagy „hogyan támogatják az önkéntes és közösségi szektort”, vagy „milyen a környezetgazdálkodási stratégiájuk”. Ez arra készteti a pályázókat, hogy az ajánlatukban tüntessék fel, hogy hogyan teljesítik az ilyen, közvetett célokat.

Az ötödik az, hogy a városok a pályázatokat az ilyen, nagyobb összefüggések vonatkozásában értékeljék. Erre három féle mód van: kvantitatív, például hány munkahelyet teremtenek; kvalitatív, például milyen módon, milyen eszközökkel támogatják az önkéntes és közösségi szektort; vagy igen/nem, azaz például, hogy van-e környezetgazdálkodási stratégiájuk vagy nincs.

A hatodik az, hogy a városoknak a szerződésben kell rögzíteniük a megbízottnak a tágabb összefüggésekkel kapcsolatos vállalásait is. A monitor tevékenység során a hatáselemzésnek a közbeszerzés valamennyi komponensére ki kell terjednie. A megbízó városnak át kell gondolnia, hogyan méri az Eredménystruktúrában foglalt, a tágabb összefüggésekre vonatkozó vállalások teljesítését. A monitoring a szerződés megkötése után kezdődik. A hatáselemzésnek két fő módja van. Az egyik annak ellenőrzése kiadáselemzés módszerével, hogy a kiadások szintje hogyan nőtt a helyi gazdaságban, és az eredmények kérdőíves felmérése. A másik a tágabb összefüggésekre vonatkozó teljesítéseknek a szerződésben is feltüntetett mérése havonta, félévente vagy évente.    

Európa szerte egyre jobban felismerik, hogy a közbeszerzés alkalmas eszköz a tágabb összefüggésekre vonatkozó célok elérésére. A monitoring és hatáselemzés módszerei azonban kevéssé hatékonyak. Hálózatunk 11 városa már tudja, hogy a monitoring a közbeszerzési ciklus fontos része és igyekszik ezt érvényesíteni akcióterveikben és az akciókban.

Matthew Jackson a Procure (Közbeszerzés) hálózat Vezető Szakértője; a Helyi Gazdasági Stratégiák (Centre for Local Economic Strategies, CLES) ügyvezető elnök-helyettese