Szervezetfejlesztés az okos városban - SmartImpact projekttalálkozó Miskolcon

Miskolc adott helyszínt a Manchester város által vezetett SmartImpact projekt harmadik találkozójának, amely részint a vállalt projekttevékenységek megvalósulását – a tapasztalatcserét és az integrált akciótervek elkészülését – segítette, részint pedig a szervezetfejlesztés témában mélyítette a résztvevők ismereteit. A Lechner Tudásközpont részéről mind az URBACT Nemzeti Tájékoztatási Pont, mind az Okos város részleg munkatársai aktívan részt vettek a rendezvény tevékenységeiben.

A SmartImpact URBACT akciótervezési hálózat 10 országának képviselői 2017. január 31-én és február 1-én Miskolcon töltöttek együtt két napot. A projektben résztvevő városok a smart city modell adaptálásával próbálják hatékonyabbá, gazdaságosabbá, egy szóval „okosabbá” tenni működésüket, ezzel kedvező vállalkozási környezetet és magasabb életminőséget teremtve. Mindebben nagy szerepet játszik az okos technológiák alkalmazása és az egyre nagyobb mennyiségben keletkező adatok használata, az okos működés azonban a városüzemeltetés, az élet minden ágát érinti, és új szemléletet jelent a város jövőképének megvalósításában. A projekt tehát nem elsősorban a smart technológiák alkalmazására, hanem sokkal inkább a kormányzási struktúra, a városi folyamatok és az üzleti modellek elemzésére, fejlesztésére törekszik.

A SmartImpact városhálózatban 10 európai ország vesz részt, melyek mind méretüket, mind a smart city modell alkalmazásának tapasztalatait tekintve jelentős különbségeket mutatnak, és Európa minden térségét képviselik. A vezető partner a félmilliós lakosságú angol Manchester. Európa északi és nyugati részét képviseli Eindhoven, Stockholm és Dublin; Dél-Európát a spanyol Guadalajara és a portugál Porto; Közép- és Kelet-Európát pedig Miskolc, Zagráb, a román Suceava és a bolgár Smolyan. Vezető szakértője Alanus von Radecki, a stuttgarti Fraunhofer-Gesellschaft munkatársa. A miskolci találkozó az ő vezényletével és útmutatásaival zajlott le. A projekt 2016 májusától 2018 májusáig tart, így lassan félidejéhez közeledik.

Okos szervezeti felépítés

A projekt egyik kiemelt célja a városi önkormányzatok szervezeti struktúrájának elemzése az okos működés tükrében. A találkozó egyik feladatát jelentette a résztvevő városok szervezeti struktúrájának, kormányzási modelljének elemzése. Nagy népszerűségnek örvendett Eindhoven példája, ahol az elmúlt években a hivatali osztályok alá tartozó, hierarchikus, felülről lefelé épülő szervezeti struktúrát kvázi elforgatták 90 fokban, meghatározó tényezővé téve az osztályokon átívelő témákat, feladatokat, projekteket. 11 tematikus programmenedzser dolgozik mátrixszerűen, emellett Eindhoven 6 kerületéhez egy-egy kerületmenedzser is tartozik.

Az infokommunikációs technológiák egyre dominánsabb alkalmazása kapcsán felmerült a kérdés, hogy a projektben résztvevő városok kormányzási modelljében hol helyezkedik el az „IT Department”, vagyis az informatikai szolgáltató részleg. Alapvető kérdés például, hogy minden nagyobb szervezeti egység saját informatikai szolgáltató háttérrel rendelkezik, vagy egy központi informatikai csoport látja el a város működtetéséhez szükséges valamennyi informatikai feladatot? Képes-e az informatikai részleg követni a trendeket és innovátorként is helytállni?

A projekt szempontjából elődleges az a kérdés, hogy az okos város modell bevezetését, az okos megoldások koordinációját milyen szervezeti egység végzi. A vezető szakértő három működő példát mutatott be. Bécsben egy külső cég látja el a smart city feladatokat, de ebben a modellben nehézkes a politikai döntéshozás. Freiburgban a polgármester alá tartozik egy smart city osztály, ennek azonban nincs saját forrása, és a döntésekbe való beleszólása is tisztázatlan alapokon áll. A legműködőképesebb példa a New York Cityben alkalmazott modell, ahol az önkormányzat valamennyi osztályán alkalmaznak egy „okos” ügyekért felelős munkatársat, aki közvetlen kapcsolatban van a város külső smart city szolgáltató cégével.

Tanuló szervezetek

Az okos városi kormányzás feltételezi, hogy a városvezetés rugalmas, alkalmazkodó, tanuló „üzemmódban” működik és magas az innovációs képessége. A projekt vezető szakértője idézte Peter M. Senge Az ötödik alapelv című művének legfontosabb gondolatait, amelyek a „tanuló szervezetek” jellemzőit írják le. Ezek értelmében egy tanuló szervezetnek a következőkkel kell rendelkeznie.

• Rendszergondolkodás (systems thinking), melynek célja, hogy gondolkodásunkat a nagyobb összefüggések átlátására irányítsa, döntéseinknél a hosszabb távú, tovagyűrűző hatásokra koncentráljunk, cselekedeteinket pedig a mélyben húzódó tendenciák és összefüggések ismeretében határozzuk meg.
• Önfejlesztés (personal mastery), amelynek értelmében cél a szervezeti tagok tanuló- és fejlődőképességének kibontakoztatása, hiszen a tanuló szervezet egyéni alapját a személyes jövőképük elérése érdekében tevékenykedő alkalmazottak jelentik, a szervezet pedig csak a tanulni akaró embereken keresztül fejlődhet.
• Közös jövőkép (shared vision), amely az önmegvalósító alkalmazottak erőfeszítéseinek közös irányt ad; csak az olyan szervezeti jövőképnek van mozgósító ereje, amely valóban közös és a személyes jövőképre épít. Ennek megalkotása nem egyszeri tevékenység, hanem állandó feladat.
• Gondolati modell – attitűd (mental models), amely a szervezeti kultúra mélyebb rétegében található gondolkodásmód, szemlélet, és amely felülmúlja az egyéni gondolati mintákat, feltételezéseket, előítéleteket. Ennek frissítése is folyamatos munka.
• Csoportos tanulás (team learning), mivel a munkavégzés és a tanulás alapegységei nem az egyes munkavállalók, hanem a különböző munkacsoportok, teamek, amelyek a dialóguson, a közös gondolkodáson keresztül fel tudják gyorsítani tagjaik egyéni fejlődését.

Bot és répa – szabályzók és ösztönzők

A projekt egyik vissza-visszatérő szimbóluma a szamár, amelynek haladását két tényező befolyásolja: hátulról a bot, elölről az elérni vágyott répa. A kép kapcsán azokat a „toló” és „húzó” tényezőket vizsgálták a részvevők, amelyek hatnak az önkormányzatokra a smart modell alkalmazása kapcsán. A partnerség csoportokban elemezte, hogy milyen módon „adható el” az okos város eszménye a városvezetésnek, valamint tágabb értelemben a város valamennyi szereplőjének, érintettjének.

A munkacsoportok számos tényezőt beazonosítottak. Fontosak az EU-s és nemzeti keretek, illetve az olyan intézmények, amelyek külső referenciapontokat jelentenek az átalakulásban (Magyarországon erre a szerepre hatalmazta fel a kormány a Lechner Tudásközpontot). Fontos, hogy mind a döntéshozók, mind a város főbb szereplői személyesen és intézményileg is motiválva legyenek, vagyis lássák azokat a nyereségeket, amelyeket számukra az átalakulás hoz. Ezek felismerésére szolgál a bevonás és a közös munka, az elvárt eredmények kommunikációja pedig már átvezet az egyre divatosabb design thinking, a tervezői gondolkodás irányába. (Kép forrása: http://open.mome.hu/design-thinking)

Kié az adat?

A találkozó újra és újra felmerülő kérdése volt, hogy az IKT eszközökben folyamatosan keletkező adatokat hogyan tudjuk felhasználni. A smart city modell egyik alapvetése, hogy a digitális technológiák elterjedésével elképesztő mennyiségű adat jön létre. Ezek nagy részét persze nem őrzi meg senki, de egy jól működő „big data” rendszerben az adatok egy részének tárolásával, tisztításával, összekapcsolásával és értelmezésével olyan fejlesztési lehetőségek nyílnak meg, amelyekre ma még talán nem is gondolunk (bevett módszer például, hogy az adatbázisok egy részét elérhetővé teszik innovatív programozók számára, akik úgynevezett hackathonok keretében alkalmazásokat fejlesztenek ezekre). Az adatok gyűjtése és birtoklása ugyanakkor számos kérdést felvet, és ezekre nem könnyű választ adni.

A projekt ír résztvevője például beszámolt arról, hogy a dublini közkerékpár-rendszer bevezetésekor elfelejtették szerződésbe foglalni, hogy a kerékpárok GPS-ének használatából keletkező információk kinek a tulajdonát képezik; a befektető cég a sajátjának tekinti, a város pedig most nem fér hozzá ezekhez a – számára értékes – adatokhoz. Hasonló kérdéseket vet fel a holland Eindhovenben privát befektető által felállított információs oszlopok kérdése, amelyek nem csak adatokat szolgáltatnak, de kommunikálnak is a felhasználók telefonjával, és ebből – igaz, személytelenített – adatbázist építenek.

A projekt előrehaladása a smart társadalom felé

A találkozó résztvevői megismerték Porto és Eindhoven készülő integrált akciótervét, és a „peer review” módszerével visszajelzéseket adtak. A módszer lényege, hogy a hallgatóság különböző szerepekkel (polgármester, osztályvezető, high tech vállalkozó, lakos, KKV stb.) azonosulva kérdéseket tesz fel, véleményeket fogalmaz meg. A bemutatott akciótervek egyelőre főként átfogó smart city modelleket és folyamatokat vázoltak fel, de a projekt végére konkrét tennivalókat is azonosítanak majd.

A smart city kifejezést eredetileg olyan nagyvállalatok karolták fel, mint az IBM és Cisco, amikor termékeiknek, szenzorokon alapuló technológiáiknak új piacot kerestek. A smart city gondolkodásmód egyik alapelve azonban, hogy nem a technológiaorientáció a lényeg, hanem a fő célközönség, a „smart városlakó” valós igényeinek kielégítése, a szolgáltatások pedig a kínálatvezérelt felől az igényvezérelt felé haladnak. A SmartImpact projekt igyekszik mérsékelni a smart city divat gyengeségeit: konkrét körzetre, városrészre szűkíti földrajzi fókuszát, és hangsúlyát az állampolgárokra helyezi.  Nem a technológiával, hanem kormányzási modellekkel, beruházási szempontokkal, valamint a közösségi és a privát szektor együttműködésével foglalkozik.

A SmartImpact városhálózat következő találkozójára Zágrábban kerül sor, ahol a résztvevő városok a vezető szakértő segítségével az átalakulás újabb aspektusait elemzik ki, egy tematikus szakértő segítségével a finanszírozási modelleket, lehetőségeket tárják fel, miközben megismerik egymás gyakorlatait, törekvéseit. Nyár végéig elkészül a projekt félidős értékelése is, és szükség esetén módosítani lehet akár a munkatervet is. A projekt fennmaradó másfél évében valamennyi város a saját kihívásaihoz, helyzetéhez mérten vállal olyan célokat és tevékenységeket, amelyekkel működését okosabbá teheti.