Facilitáció és részvételi tervezés minitréning - összefoglaló

2016. december 15-én a Lechner Tudásközpont tárgyalójában megtartottuk a hazai URBACT városok partnertalálkozóját. A jelenleg futó projektek ismertetése után a közösségi tervezés gyakorlatát segítendő a résztvevők egy facilitációs minitréningen, vagyis egy rövid képzésen, közös gondolkodáson vettek részt.

Részvételi tervezés az URBACT-ban

A sokat emlegetett URBACT-módszer lényege – az integrált megközelítés mellett – a városok helyi szereplőinek bevonása a tervezési és megvalósítási folyamatokba. A „bevonás” és az ezt követő részvételi tervezés ugyanakkor egy meglehetősen képlékeny, nehezen megfogható tevékenység, amire nehéz jól működő receptet adni. Még ha van is fogalmunk az alapvető módszerekről, lehetőségekről, az esetek nagy részében az adott helyi szituációhoz kell megtalálni a legcélravezetőbb megoldásokat. Gyakran még az is kérdés, hogy mi is tulajdonképpen a „cél” – egy rövidtávú, praktikus problémamegoldás, vagy esetleg a helyi társadalom hosszú távú formálása, a város átállítása egy újfajta, a helyieket jobban helyzetbe hozó működési módra.

Nem csoda, hogy az URBACT program nagy hangsúlyt fektet a részvételi vagy közösségi tervezés szemléletének és módszereinek elterjesztésére. Magyarországon gyakran találkozni azzal a jelzéssel, hogy az önkormányzat vagy egyes városi szereplők szeretnék ugyan bevonni a helyi érintetteket a munkába, ám a korábbi gyakorlatban alkalmazott módszerek (lakossági fórumok, kerekasztal-beszélgetések stb.) nem hoznak megfelelő eredményt, a megszólított szereplők passzívak maradnak.

Az URBACT Tájékoztatási Pont a most indult városhálózati projektek partnervárosai számára próbált némi betekintését adni a részvételi tervezés világába. A trénerek – Kézy Béla URBACT szakértő és Sain Mátyás közösségi tervezési szakértő – felvázolták azt a játékteret, amelyen érdemes mozogni, és amelynek részleteiben ajánlatos elmélyülni, ugyanakkor olyan praktikus tanácsokat is adtak, amelyeket a résztvevők akár már a következő munkanapjukon is alkalmazhatnak. Ilyenek elsősorban a workshopokhoz, műhelymunkákhoz kapcsolódó tippek, javaslatok. A tréningen résztvevő partnervárosi kollégák maguk is bedobták a közösbe a tapasztalataikat, így a nap végére számos ötletet és javaslatot ismertünk meg.

Az alábbiakban a tréning főbb üzeneteit adjuk át rövid, közérthető formában.

A folyamat megtervezése

Az első gondolatkörben a jelenlegi gyakorlat hiányosságait elemeztük. Lakossági fórumok, társadalmi viták, tájékoztatók, egyeztetések, tervezési fórumok – a legtöbben vettünk már részt ehhez hasonló rendezvényeken, de vajon mik a tapasztalataink? Mennyiben voltak ezek eredményesek és hasznosak? A fórumon résztvevők hozzátették-e a maguk véleményét, javaslatait a vitához? Inspirálóak voltak-e ezek a rendezvények? Beépültek-e a vitában kialakult javaslatok ténylegesen a fejlesztési elképzelésekbe? Voltunk-e olyan rendezvényen, ahová nem jöttek el, ahol senki sem szólt, ahol csak egyvalaki, vagy néhány domináns szereplő hangját lehetett hallani, vagy ahol az indulaté volt a főszerep? De a fő kérdés: hogyan lehet ezt jobban csinálni?

Először fontos tisztázni, hogy mit nevezhetünk közösségi vagy más szóval részvételi tervezésnek. A legfőbb kritériumok, ismertetőjelek a következők:

• Az érintettek a tervezési folyamat legelejétől részt vesznek a munkában;
• Lehetőségük van elmondani szükségleteiket, vágyaikat – és ezeket „inputként” felhasználjuk a projektben;
• A közös munka során a bevontak megismerik, megértik egymást;
• Közösen dolgoznak ki megoldásokat (gyakran együttműködésen alapuló megoldásokat).

A közvetlen (projekt)célok teljesítése mellett fontos megérteni a részvételi tervezésben rejlő hosszú távú lehetőségeket, amelyek mind az egyén, mind a közösség, a (helyi) társadalom szempontjából gyümölcsözőek. Jelenleg meglehetőségen elszigetelten élünk, ritkán vehetünk részt az életünket érintő döntések meghozásában, számtalan állami vagy helyi rendszernek lényegében a „kliensei” vagyunk, a negatív helyzeteket pedig többnyire tehetetlenül szenvedjük el. Ugyanakkor köztudott, hogy mindez az életminőség rovására megy. Akkor érezzük jól magunkat, ha egy közösség aktív tagjaként alakíthatjuk környezetünket, életünket, beleszólhatunk a játékszabályokba.

A városfejlesztés szempontjából fontos az is, hogy a szinte túlzott bőséggel rendelkezésre álló külső – például EU-s – források nem tartanak örökké. A jövő minden bizonnyal azoké a városoké, amelyek képesek mozgósítani belső erőforrásaikat, ahol az innováció és a tudás prioritást kap, ahol a szereplők együttműködőek és rugalmasak. Mindez csak akkor jöhet létre, ha a város vezetői és szereplői (beleértve az ott élőket is) megtanulnak egymással kommunikálni, együttműködni. A részvételi tervezés, illetve az ahhoz kapcsolódó szemlélet mindezt nagymértékben elősegíti.

De kiknek a bevonásáról van tulajdonképpen szó? Kik az úgynevezett érintettek? Az általánosan használt értelmezés szerint mindazon személyek, csoportok vagy szervezetek érintettnek tekinthetők, akiknek az életére, működésére a tervezés (vagy projekt) során keletkezett döntések, az ezek nyomán létrejövő tevékenységek és a tervezett fejlesztések eredményei hatással lehetnek, vagy akik maguk hatással lehetnek mindezekre. Fontos, hogy nem elég felsorolni a bevonni kívánt érintetteket, de a sikeres bevonás érdekében számos szempontot érdemes végiggondolni velük kapcsolatban:

• Azonosítsuk be: Kik ők?
• Elemezzük: Ki a fontos, kinek fűződik hozzá érdeke, kinek nem? Kinek van hatalma és befolyása? Mit akarnak a különböző érintettek?
• Vonjuk be: Hogyan tudunk együtt dolgozni az eltervezett eredmények elérése érdekében?

Az úgynevezett „stakeholder mátrix” logikáját alkalmazva elemezhetjük a projekt szempontjából az érintettek fontosságát és befolyását, és e szerint tervezhetjük meg az egyes szereplők bevonásának módját. Ennek értelmében:

• A nagy fontossággal, de gyenge befolyással rendelkezők odafigyelést igényelnek az érdekeik megóvása érdekében.
• Az alacsony fontossággal és gyenge befolyással rendelkezőket informálni szükséges a végrehajtás során, de nem ők állnak a tevékenység középpontjában.
• A nagy fontosságú és erős befolyású szereplőkkel fontos a jó munkakapcsolat kialakítása, támogatásuk megnyerése.
• Az alacsony fontosságú de erős befolyású szereplők pedig akár komoly kockázati tényezőt is jelenthetnek, ezért támogatásuk vagy legalábbis semleges hozzáállásuk nélkül meghiúsulhat a projekt.

A részvételi tervezés egy komplex, sokszereplős folyamat, amelyből a bevont érintettek és maga a projekt vagy a tervezési folyamat sokféleképpen profitálhat. Ugyanakkor általában mindenki azt érzi egy tervezési, fejlesztési folyamat kezdetén, hogy az adott helyzetben nincsenek meg az ideális feltételek a részvételi tervezéshez – ezért vagy azért… túl kevés az idő, nem egyértelműek a célok, nem minden szereplő akarja egyformán a helyi társadalom megszólítását és így tovább. Valójában ideális helyzet szinte sosincs, ezért fel kell ismernünk, hogy az adott helyzetben mik a bevonás, a közös munka reális perspektívái, illetve mik azok a részterületek, amelyeken sikereket érhetünk el. Nagyon fontos az ezzel kapcsolatos őszinte kommunikáció, hiszen a túlzott elvárások csalódásokhoz vezetnek, holott az együttműködés egyedül a sikereken keresztül tartható fenn.

A kommunikáció magasiskolája

A bevonás majd a részvételi tervezés során gyakorlatilag kommunikációs tevékenységeket kell végeznünk, ezért nem meglepő, hogy a kommunikáció az egyik kulcsszó. Nagyon sok múlik a megfelelő kommunikáción a tekintetben, hogy a cél, a feladat vonzó és inspiráló legyen, a bevont szereplők felkészülten vehessenek részt a közös gondolkodásban, az eredmények pedig mindenki számára láthatók és érthetőek legyenek, inspirálva a további munkára. De lényegében kommunikációs technikákkal biztosíthatjuk azt is, hogy a bevont érintettek komfortosan érezzék magukat és előrevivő, konstruktív javaslatokkal álljanak elő.

A workshop vagy műhelymunka, amelyre meghívjuk az adott témában érintetteket, átvitt és konkrét értelemben is kommunikációs térnek tekinthető. Konkrét értelemben be kell rendeznünk a teret: gondoskodnunk kell a megfelelő kommunikációs eszközökről (flipchart, tábla vagy projektor), és a székeket, asztalokat is érdemes úgy elrendezni, hogy az tükrözze az általunk kívánatosnak tartott kommunikációt.

A kommunikáció első pontja gyakran egy kérdés feltevése. Igen fontos ezért számunkra a kérdezés művészete, a legmegfelelőbb kérdés megtalálása.

Ennek az egyik értelmezése, hogy mindenkitől azt kérdezzük, amihez ért; hiszen mindenki ért valamihez. A Nyár utca lakója ért a Nyár utcában zajló élethez, az ott jelentkező problémákhoz, a gyerekeit bölcsödébe hordó anyuka ért a babakocsis közlekedéshez, a zöldséges ért a kiskereskedelem adott városrészben jellemző helyzetéhez… a jegyző ért a jogszabályokhoz, a polgármester pedig a város anyagi helyzetéhez, stratégiai terveihez. Könnyen belátható, hogy nincs értelme bárkit is olyanról kérdezni, ami nem az ő kompetenciája, ugyanakkor mindenkit érdemes meghallgatni arról, ami az ő közvetlen élettapasztalata.

A másik fontos szempont, hogy a feltett kérdés egyfelől érthető, másfelől kellően nyitott legyen. A „Szeretne-e ön több parkot?” típusú kérdéseknek nincs értelme, hiszen sejthető, hogy mi lesz a válasz. Ennél kifinomultabb, ha azt kérdezzük, hogy a mindennapos autóhasználat és az ezzel járó sok és széles út és rengeteg parkoló a fontos, vagy inkább használjuk a város területeit arra, hogy legyen sok zöldterület, közösségi tér. Ugyanakkor egy ilyen kérdés meglehetősen megosztó tud lenni, és alapvetően nehéz rá válaszolni, hiszen legszívesebben mindkettőt választanánk, miközben a háttérben lévő szempontokkal nem is foglalkoztunk érdemben. Az ilyen konkrét kérdéseknél általában célravezetőbb, ha eltávolítjuk a témát, és elvonatkoztatunk a mindennapos problémáktól. „Ön szerint mitől élhető, szerethető egy város?” Vagy: „Ha járt olyan városban, ahol úgy érezte, hogy ott szívesen élne, mi okozta ezt az érzést?” Az ilyen kérdésfeltevés segít az értékrendi választásban, és aztán meg lehet vizsgálni, hogy az adott település adott helyzetét hogyan tudjuk a kívánt értékrend felé segíteni.

Fontos, hogy a feltett kérdések egyfajta logikai láncolatot alkossanak, azaz vezessenek a projekt vagy a tervezési folyamat felépüléséhez. Amint kialakultak a projekt vagy a tervezési feladat alapvető irányai, el kell kezdenünk egyre operatívabb szinten gondolkodni. Ha megvan a cél, jöhet a kérdés, hogy ezt hogyan fogjuk elérni? Kik érintettek ebben, kikkel kell további megbeszélést folytatni, milyen támogatottsága van az ügynek, honnan lehet forrásokat szerezni, mit tudunk külső források nélkül is megvalósítani, milyen együttműködések vihetik előre az ügyet…

A kommunikáció és az ezzel kapcsolatos feladatok terhe leginkább azok vállán van, akik a részvételi folyamat gazdái, segítői. A részvételi tervezésben facilitátornak nevezik azokat a személyeket, akik folyamatsegítőként dolgoznak a leghatékonyabb munka megteremtéséért. Az ő dolguk, hogy mindenki megfelelő szinten, megfelelően előkészítve és megfelelő módszerekkel vehessen részt a folyamatban, a tervezési tevékenységek során pedig mindenki hozzájárulhasson az eredményekhez.

Műhelymunka – de hogyan?

A gyakorlott facilitátor számos trükköt és módszert ismer arra, hogy egy összejövetel, egy közös beszélgetés, vagy egy tervező műhelymunka hatékony és mindenki számára gyümölcsöző legyen, a résztvevők pedig elégedetten vegyenek részt benne, és eljöjjenek a következő találkozóra is. Gyakorlott és képzett facilitátor híján azonban mi is számba vehetjük azokat az alapvető módszereket és tennivalókat, amikkel biztosíthatjuk egy műhelymunka sikerességét, és ha nem is minden sikerül elsőre tökéletesen, biztos, hogy nagy előrelépést tudunk tenni a korábbi, esetleg káoszba és eredménytelenségbe fulladó találkozókhoz képest.

• Teremtsünk közvetlen légkört, kerüljük a túl formális nyelvezetet, a túlzott ünnepélyességet.
• Magyarázzuk el a műhelymunka hátterét, célját és elérni kívánt eredményekeit, valamint kereteit (meddig tart, meddig lehetünk a teremben, hol található víz, pogácsa stb.). Fontos az őszinte kommunikáció (például optimálistól eltérő körülmények).
• Kérjük meg a résztvevőket, hogy nagyon röviden mutatkozzanak be.
• Magyarázzuk el a facilitátor szerepét.
• Jelezzük, hogy a közösen kitalált ötleteket, javaslatokat dokumentáljuk, elérhetővé tesszük, és felhasználjuk a tervezésnél.
• Tisztázzuk a résztvevők elvárásait, ha van rá idő.
• Ha szükséges, tarthatunk rövid előadásokat vagy bemutatókat (max. 5-10 percben).
• Ezután folytassuk le a műhelymunka érdemi részét a közösségi tervezés eszköztárából válogatott módszerekkel.
• Foglaljuk össze a műhelymunka eredményeit.
• Egyezzünk meg a jövőbeni tevékenységekről.
• Kérhetünk visszajelzést szóban vagy akár írásban.
• A lehető leghamarabb küldjünk összefoglalót a résztvevőknek, amelyeket nyilvánossá teszünk mások számára is.
• (Ne felejtsünk el fotózni! – dokumentáció, hangulatok)

A fenti lista legtöbb eleme nem igényel további magyarázatot, a dőlt betűvel szedett pont mögött azonban számos további módszer használata áll. Az úgynevezett közösségi tervezési technikák olyan módszerek, játékszabályok, amelyek segítenek abban, hogy mindenkit egyformán bevonjunk egy adott kérdés megválaszolásába, és egyben ezeket a válaszokat láthatóvá és dokumentálhatóvá is tegyük. A közösségi tervezés legalapvetőbb eszköze az ötletbörze, amelynek lépései a következők:

• Határozzuk meg a megválaszolandó kérdést vagy megoldandó problémát, és kérjük meg a résztvevőket, hogy pár percig gondolkodjanak el a kérdésen, és a lehető legtöbb választ, ötletet gyűjtsék. A folytatástól függően ezeket felírhatják maguknak egy lapra, vagy egyenként öntapadós cetlikre, de ügyeljünk arra, hogy ne kezdjenek el beszélgetni, hogy ne befolyásolják egymást. Erre a fázisra elég sok időt szánhatunk (5-15 perc), hogy mindenki önállóan végiggondolhassa a saját ötleteit.
• Kérjük meg a résztvevőket, hogy olvassák fel a leírt ötleteiket, vagy adják át a cetliket. Ezeket általában gondolati térképen vagy, ha öntapadós post-itekre írták, kártya-technikával láthatóvá tesszük. Ebben a fázisban minden ötletet egyformán kezelünk. Ne hagyjuk, hogy az emberek hosszasan magyarázzák saját gondolataikat, vagy elkezdjék megvitatni mások ötleteit!
• Ha az összes ötletet összegyűjtöttük egy mindenki által látható helyen (például egy flipcharton vagy táblán), sort keríthetünk némi elemzésre.
• A felmerülő problémákat, témákat és kérdéseket később csoportosíthatjuk, sorba állíthatjuk, felállíthatjuk a prioritásokat, szavazhatunk, vagy megnézhetjük, hogy milyen témára érkezett a legtöbb javaslat.

Tippek és megjegyzések

• Az ötletbörze egy gyors és élvezhető folyamat. Stimulálja a részvételt és a kreatív gondolkodást.
• Bátorítsunk minden résztvevőt, hogy minden felmerülő ötletet írjon le. Bizonyos szempontból itt a mennyiség a lényeg, lehet, hogy valakit inspirál, vagy újabb gondolatot indít el egy kevésbé fontosnak tűnő megállapítás is.
• A módszer kisebb és nagyobb csoportokban is működhet és akár öt perc alatt elvégezhető, a témától, a szükséges részletektől vagy a személyek számától függően. Az ötletbörze ne tartson túl sokáig, hiszen tulajdonképpen csak a később megvitatandó ötletek feltárására irányul.
• Megjegyzendő, hogy bár nagyon gyors és látványos eredményhez vezet, ez a módszer önmagában általában nem elegendő adatgyűjtési vagy elemzési módszernek.
• Az emberek nehéznek találják majd, hogy ne kommentálják vagy értékeljék az ötletbörze során felmerülő témákat. Az elején kössük ki azt a szabályt, hogy az ötletbörze alatt minden értékelés ki van zárva a későbbi megvitatásig. Mint a legtöbb csoportos megbeszélésen, néhányan hajlamosak dominálni a megbeszélést. E probléma kevésbé merül fel, ha a résztvevők kártyákra írják az ötleteiket, amelyeket felolvasnak.
• Ez a módszer gyakran használatos egyéb technikákkal együtt, például a fókuszcsoportos megbeszélések elindításához.
• Az ötlet a fontos, nem az ötletadó. Ezt tudatosítani kell a résztvevőkben.

Az ötletbörze megértésével lényegében megnyílik számunkra a közösségi tervezés eszköztára; számos további módszert használhatunk, amelyek logikájukban, megközelítésükben ehhez hasonlítanak. Nagyobb létszámú rendezvények kedvelt módszere például az úgynevezett world café (kávéház), ahol a teremben elhelyezett asztalok egy-egy témát reprezentálnak. Minden asztalnak van egy gazdája, aki vezeti az ott folyó beszélgetést és jegyzeteket készít, a résztvevők azonban időnként átülhetnek más asztalokhoz, hogy bekapcsolódjanak az ott folyó munkába is. Az URBACT egyik kedvelt közösségi tervezési módszere az OPERA, ami az Own thoughts - Saját gondolatok / Pair suggestions – Megbeszélés párokban / Explanation – Javaslatok elmagyarázása / Ranking – Rangsorolás / Arranging – Rendezés kifejezésekből és az ezekhez rendelt tennivalókból áll össze.

A kávéház, az OPERA módszer részletes leírása, és még számos egyéb hasznos tudnivaló is megismerhető a facilitációs minitréning két előadásának diáiból, amelyek megtalálhatók az URBACT hazai honlapján. Az URBACT program, illetve a hazai Tájékoztatási Pont folytatni fogja a részvételi tervezéssel kapcsolatos ismeretek átadását, jó gyakorlatok ismertetését annak érdekében, hogy a városok kihasználhassák az együttműködésben és a közös gondolkodásban rejlő hatalmas erőforrásokat.

Kézy Béla és Sain Mátyás ppt előadása alapján írta Sain Mátyás