Értelmes értekezletek

Geoff Mulgan cikke nyomán (info@nesta.org.uk)

Munkaidőnk jelentős részét értekezleteken töltjük. A személyes részvétellel bonyolított ülések, értekezletek, a szemtől szemben történő kommunikáció annak ellenére fontos maradt, hogy a technika fejlődésével új lehetőségek is rendelkezésre állnak. Továbbra is nélkülözhetetlen tehát annak ismerete, hogy miként lehet jó, eredményes találkozókat tartani.

Az értekezlet-típusok egy része régi, hagyományos:

• Testületi vagy bizottsági ülés, 5-20 taggal, a szervezetek legfőbb döntéshozó testülete
• Parlamenti vagy köztestületi gyűlés néhány száz fővel a lakosság képviseletében
• Munkahelyi vagy bizottsági ülés 5-20 résztvevővel, akik egyeztetnek vagy döntést próbálnak hozni
• Konferencia vagy szeminárium, pár tucatnyi vagy akár több ezer résztvevővel, általában ismeretek átadása vagy cseréje céljából, de lehet egyezmény előkészítése is

Az újabb változatok a hagyományos értekezlet merevségét próbálják feloldani:  

• Olyan testületi ülés, körös-körül adatokat tartalmazó monitorokkal, amelyen a világ minden tájáról részt vesznek (ténylegesen vagy virtuálisan) a cégvezetők, és értékelik az eladási adatokat, a fogyasztói preferenciát stb. (pl. a Procter and Gamble világcégnél évente)
• Vannak kormányülések (pl. Észtország) ahol papír helyett monitort használnak
• A Yahoo maximum 10-15 perces üléseket tart
• Az Amazon cég hatoldalas tájékoztatót oszt ki, amit az ülés előtt 30 perc alatt mindenki csendben elolvas (ez a csönd stratégiai használata)
• Online értekezleteket több ezer résztvevővel is tartanak stb.

A technika fejlődése ellenére manapság egyre több értekezletet tartanak – annak ellenére, hogy sokan felesleges időhúzásként tekintenek ezekre –, aminek oka a jelenkori viszonyok összetett volta, illetve az, hogy a döntéseket egyre többféle tényező befolyásolja.

Mit tegyünk, hogy jobbak legyenek az értekezletek?

Az értekezlet, összejövetel előkészítése: legyen összhangban a gyűlés célja és formája!

Először: tisztázni kell az értekezlet/összejövetel célját: a cél elérhetősége függ annak nagyságától, a rendelkezésre álló időtartamtól és a résztvevőktől

Tisztázni kell, hogy ki vegyen részt: akinek kellő háttérismerete van a céllal kapcsolatban, van tapasztalata, erőforrása, hatalma és kreativitása annak megvalósításhoz

Tisztázni kell a helyet és az időpontot, hogy a szükséges résztvevők megjelenjenek.

Az értekezlet/gyűlés formája összefüggésben van a céllal.

Kérdés:  

• gyors döntésre van-e szükség, vagy
• van idő hosszas megbeszélésre,
• vagy a fő cél a tapasztalatcsere, esetleg új megoldást, lehetőséget kell keresni.

Ha gyors döntést kell hozni, akkor elő kell készíteni tényeket, számokat, alternatívákat, az ülést szigorúan, gyorsan, rendben kell levezetni.

Ha új megoldás keresése a cél, akkor erre időt kell szánni, kérdéseket kell feltenni, lehetőséget adni a vitára – és itt jöhetnek szóba a különböző technológiai eszközök is.

Ha ismeretek megosztása a cél, akkor beszédekre, tudományos előadásokra kell számítani. Ezek esetében fontos, hogy az előadások végén vagy külön tájékoztatásként legyen rövid összefoglaló, és a hallgatóság kapjon hozzászólási lehetőséget. Jól ismert eszközök ilyen esetben a napirendek, emlékeztetők, előzetes e-mail-váltások stb.

A jó ülések, értekezletek mindig tartalmaznak vitákat. Ilyenkor a levezető elnöknek figyelnie kell, hogy a vita keretében az érveket előítélet táplálja-e vagy logikus következtetések az elhangzottak alapján levezetve. Ezt a csoportdinamika kezelésével lehet megoldani.

A jó ülés/összejövetel szabályai:

• Nyilvánvalóvá kell tenni az ülés/értekezlet szabályait már az elején, és a szabályok változtatása esetén ezt is nyilvánossá kell tenni a „mikro-interakciók”, sugdolódzás elkerülésére
• Ösztönözni kell a hozzászólást – ennek eszköze lehet a résztvevők felkérése, hogy mindenki először a szomszédjával beszélje meg a véleményét
• Legyen írásos tájékoztatás, multi-modális eszközökkel, hogy mindenki értse, miről van szó
• Az előítéletek elkerüléséhez lehet olyan szerepjátékot indítani ahol ki-ki eltérő vagy éppen ellentétes szerepet kap, mint a való életben.
• Módosítani kell a hozzászólások rendjét, hogy az érvek és ellenérvek egyensúlyban legyenek és kövessék egymást (érv után ellenérv stb.)

JAVASLATOK

1. Jól látható célok és eszközök

A résztvevőknek előre ismerniük kell az értekezlet/gyűlés célját és módját. Erről írásos tájékoztatást kell kapniuk. A napirend legyen mindenki kezében, a háttértanulmányok jussanak el a résztvevőkhöz, így értik meg a célt.

A résztvevőknek előre tudniuk kell, hogy döntésre kell-e jutni, vagy előzetes megbeszélésről van-e szó.

2. Az értekezlet /gyűlés aktív facilitálása szükséges

A facilitálás határozott legyen, de nem jó, ha a felső vezető, főnök a levezető elnök, inkább egy energikus beosztott lássa el ezt a szerepet.

Az értekezlet folytonosan fókuszáljon a céljára. Ehhez szükséges elkerülni a mellékvágányra kerülést (ha egy hozzászólás nyomán más téma kerül előtérbe és ezen rögzül a további eszmecsere), elkerülni az egyenlőtlen hozzászólás-szerkezetet (ha egy nagyobb tekintélyű hozzászóló túlságosan hosszú időt köt le és nem hagyja szólni a többieket).

Különösen hosszabb összejövetelek esetén szükséges rendszeres időközökben összefoglalni az addig elhangzottakat, kiemelni a vitás kérdéseket. Előfordul az is, hogy annyiféle gondolat hangzik el, amennyit a résztvevők nem tudnak feldolgozni, ilyenkor esetleg kis csöndes szünetet kell tartani, hogy a résztvevők megemésszék a hallottakat.

További lehetőségek: résztvevők felkérése, hogy az ülés előtt vessék papírra a témával kapcsolatos nézeteiket; először a kevésbé tekintélyes résztvevők kapjanak szót; váltsák egymást az eszmecsere különböző formái (plenáris, kis csoportos, páros).

3. A legjobbak a több platformos gyűlések (vizualizáció, beszéd, írás)

A tapasztalat mutatja, hogy az emberek jobban értik és jegyzik meg, ha többféle módon kapnak tájékoztatást.

Egy pároldalas összefoglalás+prezentáció+képek+megbeszélés komplex formája lehet a leginkább hatékony.

A döntéshozás jobban halad előre, ha előbb – a témaindító tájékoztatás után – a résztvevők leírhatják és közzétehetik nézeteiket, ezek feldolgozására sokféle technikai segédeszköz áll rendelkezésre.

4. A jó értekezletek a legtöbbet hozzák ki a résztvevőkből

Pszichológiai kutatások szerint egy csoport (jelen esetben a résztvevők) kollektív intelligenciája három alaptényezőtől függ. Ezek: a csoport átlagos szociális érzékenysége, az egyénenként egyforma hosszúságú hozzászólások és a nők aránya.

Általánosságban: az extrovertált emberek dominálják általában az értekezletet. Ezért sokan vonakodnak a hozzászólástól. Az aktív facilitálás korlátozza a nagybeszédűeket, ösztönzi a csendeseket, időt hagy az embereknek, hogy kigondolják hozzászólásukat. Meglepően gyakran hanyagolják ezeket el.

5. A kellemes, megfelelő környezeti feltételek segítik a gyűlés sikerét

Nem szükséges a fényűző környezet, de hasznos feltételek a megfelelő természetes megvilágítás, nyugalom és elégséges tér, hogy a résztvevők mozoghassanak. Célszerű kör vagy négyzet alakú térben tartani a gyűlést, ahol az emberek szemkontaktust teremthetnek. A hagyományos előadó vagy konferencia terem alkalmatlan.

Van, ahol tiltják a laptop és a mobil használatát a figyelem biztosítása érdekében.

6. A jó értekezlet munkamegosztással kezdődik, és azzal fejeződik be

Az ülés elején a munkamegosztás: facilitátor (segít levezeti az értekezletet), jegyző (rögzíti a hallottakat, történteket és előkészíti a jegyzőkönyvet vagy emlékeztetőt), szintetizáló (összefoglalja a következtetéseket, eredményeket) és katalizátor (segít a szervezésben, átszervezésben – kiscsoportos munka stb. – és a hozzászólások rendjében).

Az ülés/értekezlet, a hallottak megbeszélése során is lehet munkamegosztás. Erre egy érdekes technika a „színes sapkák” szerinti munkamegosztás. Fehér: ismert tényeket rögzíti, fekete: óvatosság, kritikus szemlélet, piros: érzéseket, intuíciót, ötleteket tár fel, kék: menedzseli és kézben tartja a folyamatot, zöld: kreatív, új lehetőségeket, opciókat javasol, sárga: optimista, az értékeket, előnyöket hangsúlyozza. Ezeknek a nézőpontoknak az interakciója jó eredményhez vezet, különösen, ha a résztvevők több szerepet is kipróbálnak.

Van hasonló, négyszereplős modell is, ahol a következő szerepeket alkalmazzuk: 1. kezdeményezők, iránymutatók; 2. követők, akik kiegészítik az előzőt, tisztázzák a gondolatot; 3. ellenkezők, bírálják a hallottakat, megkérdőjelezik az érvényességét; 4. különállók, akik figyelik a történteket, magyarázzák, hogy mi miért történik. Ilyen esetben is jó, ha az emberek szerepet cserélnek.

Az ülés végén a résztvevők munkamegosztásáról van szó. A szervezetek általában feladatot osztanak ki néven nevezett résztvevőknek, ami ellenőrizhetővé teszi a munkát. Jó, ha a feladat kiosztásról előre is tájékoztatjuk a résztvevőket. Ennek tudatában az emberek jobban figyelnek az ülés során.

7. Jó gyűlés titka: egyensúly időben, léptékben, tudásban és témakörben

​Egy gyűlés/értekezlet meghatározó adottságai: a feladat komplexitása, a résztvevők száma, a meglevő tapasztalat és ismeret, az idő, és a közös nyelv, gondolkodásmód.

Sok értekezlet fullad kudarcba azért, mert túl sok a résztvevő, túl kevés az idő, nincs megfelelő tapasztalat és háttérismeret, túl szerteágazó a téma, vagy nincs kölcsönös megértés.

Egy fontos ügy megértéséhez jó, ha minél több verziót, lehetőséget feltárunk és ehhez sokféle embert kérdezünk meg. A diverzitás azonban csak akkor vezet jó döntéshez, ha a döntéshozók alapvetően azonos elveket vallanak. Ezért a nagy szervezetek általában széles körben tárják fel a feltételeket, a fogyasztói igényeket, de a döntést olyan kisebb csoportra bízzák, amelyik felkészült és közös alapelveket képviselő emberekből áll.  

Egy értekezlet/gyűlés arányosságának egyenlete tehát: Gyűlés minősége = (idő x közös alapállás x releváns tudás és tapasztalat) / (résztvevők száma x témakör nagysága)

A fenti arányosság nemcsak a tényleges, szemtől szembeni találkozókra, hanem az on-line konferenciákra is vonatkozik. Az online konferenciák elvben több ismeretet, több nézőpontot gyűjtenek össze, de a kollektív mérlegelésre, döntésre nem alkalmasak.  

8. A jó értekezletek kumulatív jellegűek – egy hosszabb folyamat állomásai

A gyűlések ritkán szerveződnek elszigetelten, inkább egy kumulatív (egymásra épülő) fejlődési, tanulási folyamat részei.  Vannak egyszerű eszközök, amelyek biztosítják a folytonosságot. Ilyenek a rendszeres beszámolók, amelyek összekapcsolják az egymást – változó időben – követő gyűléseket. Ezek lehetnek hagyományos emlékeztetők vagy modernebb adathordozók. Készültek már vizsgálatok arról, hogy hogyan hatottak a gyűlések/értekezletek az emberi, szakmai, tudományos, szervezeti kapcsolatokra.

9. Néhány értekezlet jobb, ha nem történik meg. Azaz: miért ne tartsunk szükségtelen értekezletet

Néhány szervezet rendszeresen tart bizottsági, testületi vagy csoport stb. értekezletet, ahova az érintettek kénytelenek elmenni akár van értelme, akár nincs.

Tanácsos ezért

• Lemondani az értekezletet
• Radikálisan rövidre szabni az értekezletet, annyi időre szorítkozva, amennyi feltétlenül szükséges a téma megbeszéléséhez
• Előre konzultálni a résztvevőkkel, hogy szükséges-e az értekezlet, és mennyi időre van szükség.

A cikk az alábbi írás alapján készült.