Értelmet adni a találkozóknak – A City Centre Doctor projekt a facilitáció művészetét vizsgálja

„Ha egy szóval kell elmondani, hogy az emberiség miért nem tudja – és soha nem is fogja tudni –képességeit kiteljesíteni, akkor ez a szó: értekezlet” Dave Barry humorista

Hány értekezleten, megbeszélésen veszel részt hetente? És milyen gyakran jöttél ki az értekezletről lelkesen, motiváltan, készen arra, hogy megváltoztasd a világot?

Nem túl gyakran? Gondoltam…

A sok, rosszul vezetett megbeszélés komoly akadályát képezheti a munkának. A NESTA (innovációs alapítvány) tanulmánya szerint „egy-egy szervezet kollektív munkaidejének 15 %-át tölti átlagosan értekezletekkel, megbeszélésekkel, a vezetők hetente két napot töltenek három vagy több kollégával megbeszéléseken.  Kiderült az is, hogy az Egyesült Királyságban dolgozók 49 %-a hetente tölt időt értelmetlen megbeszélésekkel.”

Többféle megoldás lehet a fenti problémákra. Például csökkenteni kell az értekezletek számát. Kérdezhetjük: szükség van-e egyáltalán értekezletekre? Mikor a városi újítókat az Ugródeszka a jövő városához (Future Cities Catapult) fórumon arról kérdezték, hogyan lehet kilépni a hagyományos ipar-orientált modellből, az egyik résztvevő csak annyit mondott: „meg kell tiltani az értekezleteket”.

Az URBACT koordinátorok szerepe

Tény viszont az, hogy a várostervezés során össze kell hoznunk az érdekelteket egyeztetésre, közös tervezésre és döntéshozásra. Ezért ebben az esetben csak azt választhatjuk, hogy javítsuk a megbeszélések színvonalát és a levezetés, azaz a facilitálás módját. A URBACT program során nagy hangsúlyt helyezünk a közösségi részvételre, az együttműködés, az interaktív kapcsolat, a véleménycsere és közös tanulás technikáira és módszereire. Az URBACT helyi koordinátorok feladata ebben a tekintetben kettős. Először is feladatuk a helyi összejövetelek, rendezvények lebonyolítása, az érdekeltek összegyűjtése, az akcióterv kidolgozási folyamatának irányítása. Másfelől feladatuk a transznacionális tapasztalat- és véleménycsere vezetése, annak biztosítása, hogy a más városoktól szerzett tanulságokat ismerjék meg és alkalmazzák települési szinten. Ezért az URBACT hálózatban és készségfejlesztési programokban, például a Nyári Egyetemen való részvétel a partnereknek lehetőséget ad a kísérletezésre és módszerek kifejlesztésére a helyi értekezletek, megoldást kereső megbeszélések levezetéséhez.   

A Helyi Csoportok facilitálása

A City Centre Doctor projekt résztvevői felkértek nemrég, hogy tartsak a hálózat résztvevőinek képzést a facilitálásról. A cél az volt, hogy a helyi koordinátorok ismerjék meg a facilitálás és az ötlet-generálás alapvető módszereit és technikáit, és biztonságosabban mozogjanak a részvételi folyamat tervezése és lebonyolítása során.

Először is a facilitálás meghatározásával foglalkoztunk.

• Annak folyamata, hogy valamit könnyebbé, könnyűvé tegyünk
• A csoport segítése, hogy megbeszéléseik hatékonyak legyenek, kapjon mindenki hangot, jussanak el döntéshozáshoz és az akció megvalósításához.
• A meglevő, belső ismeretek felszínre hozása, használása

A bemelegítő gyakorlat során kiderült, hogy a csoport tagjainak tapasztalati különböztek. Arra a kérdésre, hogy milyen kihívásokkal szembesülnek a facilitálás során, a beérkező válaszok talán tipikusnak tekinthető. Például:

• Hogyan lehet éreztetni a résztvevőkkel, hogy közreműködésük értékes?
• Hogyan lehet ösztönözni az aktív részvételt olyan résztvevők esetében is, akik szégyenlősek és nem szoktak nagyobb csoport előtt beszélni?
• Hogyan lehet biztosítani a hatékonyságot, hogy történjen valami?
• Hogyan lehet a találkozókon nyitottságot teremteni új megközelítéseknek, újfajta kommunikációs formáknak?
• Hogyan lehet tudni, hogy melyik módszert mikor kell alkalmazni?
• Hogyan lehet gyakorlatot szerezni, hogyan lehet az elméletet gyakorlattá váltani?

Nem meglepő, hogy élénk vita alakult ki a mindenféle formában és mértékben megjelelő „nehéz emberekről”. A résztvevők beszéltek az örök kritikusokról, akik minden kezdeményezést, javaslatot borúlátóan fogadnak és rontják a találkozó hangulatát. Sokan beszéltek a domináns személyekről, akik nem hagyják a többieket szóhoz jutni. Az egyik városi képviselő azt akarta megtudni, hogyan kerülheti el a bosszúságot, és miként korlátozhatja az ilyen habitusú résztvevők fellépését anélkül, hogy udvariatlan lenne.

Kemény és lágy készségek

A facilitátorok fő készségeinek és szerepeinek (a Seeds for Change, Változás magvai című munka meghatározásai szerinti) elemzése segített az ilyen kihívások megoldásában. Az összejövetelek során figyeljünk a párbeszédekre, rendszeresen álljunk meg, tisztázzuk és foglaljuk össze az elmondottakat, így az emberek érzik, hogy meghallgatják a szavukat. Figyeljünk nagyon, hogy ne kanyarodjunk el az összejövetel céljától és vezessük a folyamatot a döntéshozás felé. Ez azt jelenti, hogy a facilitátor már előre rögzítse az összejövetel célját, ezért például előre küldje el minden résztvevőnek az ülés napirendjét, tartsa figyelemben az időkorlátokat és a feladatot. Hangsúlyozni és rögzíteni kell a fő pontokat az ülés folyamatában, így tiszta lesz az előrehaladás, és könnyebb lesz a konszenzus, ha rögzítjük a célokat és a döntéseket.

Ha a levezető elnök, a facilitátor semleges marad, nem foglal állást a vita során, de tiszteletben tartja az összes résztvevőt, akkor azok szabadabban tudják kifejteni a véleményüket, és konstruktív módon rendezik el a csoporton belüli különbségeket. A jó facilitátor határozott, kézben tartja az ülés folyamatát, elutasítja a negatív magatartást. Fontos ebben a tekintetben a testbeszéd és a hangerő, például kézmozdulattal és az emberek felé fordulással lehet őket ösztönözni a megszólalásra, illetve elfordulni azoktól, akik már beszéltek. A folytonosan bomlasztó személyekkel célszerű az ülés előtt vagy után egyedileg beszélni a probléma tisztázása érdekében, és ezt mindenkit bevonva megbeszélni. Az olyan módszerek használata, mint a De Bono kalapok (különféle nézetek ütköztetése szerepjátékkal) a valamilyen pozícióba beleragadt résztvevőknek segít, hogy kreatívabb módon lássák mások nézőpontját. A kiscsoportos tanácskozások, mint a suttogó csoportok (buzz groups) vagy az OPERA-módszer azok számára hasznosak, akiknek nincs önbizalmuk a véleményük nyilvános kifejtéséhez.

A képzés során beszéltünk arról, hogy a facilitátor hogyan tartja kézben az összejövetel érzelmi közegét, például előre beszélget a résztvevőkkel, üdvözli a csoportot, biztosítja, hogy a gyűlésterem kényelmes, kellemes legyen. Az időrend és a feladat figyelemben tartása is konstruktív feltételt biztosít. Például, a City Centre Doctor projektvezető partnere az ebédszünet után koncentrációgyakorlattal és az emberek könnyű megmozgatásával terelte a figyelmet újra az értekezlet felé.

A jó facilitálás sikerének legfőbb feltétele a tervezés és felkészülés. A napirend összeállítására, a módszerek és technikák kiválasztására, a tér és a felszerelés elrendezésére, az előadók felkészítésére és az elvárások kezelésére szánt idő mindig kifizetődik.

Feladatmegosztás és közös munka

Nyilvánvaló, hogy a facilitátornak a figyelmét meg kell osztania több dolog között. Egyszerre vendéglátó, előadó, moderátor, figyeli a hangulatot, számon tartja az időt, jegyzeteket készít. Szinte lehetetlen mindezt egy embernek elvégezni, ezért team munkára, segítségre van szükség. A Helyi Koordinátor egy-egy résztvevőt – esetenként éppen a „nehéz embereket” – is megkérheti a segítésre.

Hogy célba érjenek az üzenetek

Mikor saját képességükről kérdeztem a résztvevőket, egyikük azt mondta, hogy ő extrovertált személy, aki mellett az emberek jól érzik magukat, az ülések élénk módon folynak.   De jobban figyelnie kell a meghallgatás képességére. Ezért hasznosak és könnyen kivitelezhetők az aktív meghallgatási gyakorlatok.

Egy másik résztvevő szerint a sok munka és határidő közepette nehéz időt szakítani a megbeszélésekre való felkészülésre. A jövőben jobban figyelni fog erre munkatársaival együtt.

A program értékelése során a résztvevők jónak tartották az interaktív együttlétet, a tapasztalatcserét és a saját gyakorlatukkal kapcsolatos ötleteket. Hasznos volt, hogy már az ülés elején rögzítettük a kihívásokat, a tanulási feladatokat, majd visszatértünk ezekhez a képzés bizonyos időpontjaiban, és dokumentáltuk a megoldásokat. Valaki azt mondta, hogy a gyakorlat során lehet megtanulni, hogy hogyan legyünk jobb facilitátorok, de van egy csomó segítség is: filmek, alkalmazható eszközök (URBACT Local Support Group Toolkit). A City Centre Doctor projekt partnerei egy gyakorlat keretében felkészültek a következő helyi csoport összejövetelre úgy, hogy azt később felhasználhassák a gyakorlatban. Sokan mondták, hogy megosztják a tanultakat a helyi csoport tagjaival, illetve más projektek munkatársaival, és a gyakorlatban is ki fogják próbálni a hallottakat.

Ha az ülést jól vezetjük le, akkor az kellemesebb és hatékonyabb lesz. Így lehet bevonni más érdekelteket, ösztönözni a résztvevőket és segíteni a helyi csoportokat, hogy több fenntartható megoldást találjanak a városi kihívásokra. A facilitálási készség javításával személyes és szakmai hatékonyságunk is javul, jobbak lesznek a helyi csoporton belüli kapcsolatok. A készségfejlesztési tréning egyik résztvevője így nyilatkozott: „mindenkinek érdemes megtanulni a facilitálást, és fejleszteni ilyen irányú készségeit.” A részvételi tervezés értékét és jó levezetésének hasznát valójában már igen régen felismerték, hiszen i.e. 450-ból Konfuciusztól származik a mondás: „Mondd el, majd elfelejtem, mutasd meg, majd emlékezem, vonj be engem, majd meg is értem”.

Írta: Sally Kneeshow, URBACT szakértő  

Az eredeti, angol nyelvű cikk itt található.